7 maiores erros de gestão de clínicas e consultórios

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Administrar uma clínica ou consultório não é tarefa fácil para o médico ao longo da carreira.

A jornada de um médico empreendedor pode ser difícil e marcada por erros. Alguns podem ser evitados, enquanto outros estão propensos a ocorrer devido à falta de preparo. As escolas de Medicina e programas de residência ainda não estão preparadas para ensinar aos alunos as habilidades necessárias para supervisionar equipes e gerenciar um negócio ao longo da carreira médica.

O médico precisa, portanto, identificar os desafios e entender as etapas necessárias para implementar estratégias. Para a Revista DOC n°60, a repórter Beatriz Nascimento conversou com o pediatra Sylvio Leite Monteiro Filho, chefe do Serviço de Pediatria do Hospital Federal da Lagoa, no Rio de Janeiro. Ele comenta os sete maiores erros que um médico empreendedor pode cometer na gestão de um consultório ou de uma clínica. Confira!

1. Não usar a tecnologia

A tecnologia é fundamental para uma boa gestão. Seu uso correto pode simplificar processos operacionais e gerenciais e tornar as rotinas mais eficientes e positivas. Segundo Monteiro Filho, a tecnologia é necessária por diversas necessidades. “Armazenar os dados do paciente, agendas e comunicação com os clientes, planilhas de custos, envio de notas fiscais, toda parte de impostos e relação com a empresa de contabilidade”, enumera.

De acordo com o especialista, os sistemas de gestão para clínicas e consultórios são simples e excelentes ferramentas de organização e otimização. Um bom software pode organizar agendas, marcar consultas rapidamente, realizar cálculos, manter prontuários eletrônicos e cadastros de pacientes organizados, fazer backup diário de dados e economizar tempo.

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2. Atendimento ruim

Para Monteiro Filho, o atendimento é fundamental. É o maior fator a ser avaliado em qualquer serviço, além de ser um diferencial. O profissional precisa proporcionar qualidade, principalmente porque um bom serviço e eficiência amplificam a imagem do consultório ou clínica.

A recepção é o primeiro contato com o paciente. É importante que a atendente seja treinada para receber todas as pessoas com empatia, paciência e respeito. Um paciente bem recebido está mais propenso a voltar. O tempo de espera também é crucial para um bom atendimento, já que a espera é a maior inimiga dos pacientes. “Com certeza, a espera prolongada além do horário programado é um dos motivos para não se retornar, principalmente quando é repetitivo e sem um pedido de desculpas pelo incômodo causado”, afirma o médico.

Segundo ele, tempo de espera elevado, falta de educação e respeito pela secretária e não ter as expectativas a respeito do problema atendidas e valorizadas pelo profissional são fatores que contribuem para o não retorno do paciente. Por isso, evite deixar as pessoas esperando por muito tempo. Toda a equipe precisa ter em mente que o tempo do paciente é igualmente valioso e que ninguém gosta de atrasos, especialmente por falta de organização.

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3. Não divulgar o seu serviço

Não adianta oferecer um excelente serviço se não houver número suficiente de pessoas que possam utilizá-lo. A alma do negócio é o paciente. Então, o médico precisa investir em soluções de marketing para determinar sua posição no mercado.

É importante impulsionar a comunicação da empresa entre profissional e paciente, sempre analisando a clareza e a objetividade. As pessoas precisam reconhecer o seu trabalho e associá-lo a um serviço de qualidade, afinal, não há serviço se não houver consumo. “Clínicas podem divulgar atividades científicas realizadas, aulas e reuniões para médicos que referenciam para o local. Consultórios e clínicas podem ser localizados em aplicativos de busca de acordo da especialidade médica”, recomenda Monteiro Filho.

Para ele, o bom exercício da Medicina, com reputação junto a outros médicos que podem referenciá-lo ou junto a clientes que podem indica-lo, torna melhor a propaganda do consultório. Monteiro Filho também acrescenta que existem limitações éticas que devem ser seguidas e, por isso, não acredita na efetividade do médico nas redes sociais. Apesar disso, ele ressalta a importância da boa imagem do profissional, mesmo nas mídias digitais. “O médico ser citado nas redes sociais por clientes satisfeitos é um meio importante de divulgação”, afirma. Assim, invista em pequenas ações que auxiliam na divulgação do serviço.

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4. Tentar dar conta de várias funções 

Por mais que seja econômico se submeter a fazer todo o trabalho de gestão, atendimento, consulta e encaminhamento, o médico empreendedor pode ter problemas graves com o acúmulo de tarefas. A gestão de pessoas pode ser o maior desafio para um médico. Apesar da dificuldade, contar com uma equipe competente é fundamental para que o trabalho possa ser otimizado e erros comuns.

“Acredito que um consultório pode ser gerido por um médico, uma boa secretaria e uma empresa de contabilidade”, acrescenta Monteiro Filho, enumerando funções fundamentais na gestão de um consultório.  “Para clínicas, já é necessário a presença de um gestor competente”, conta o médico. Portanto, elabore um plano de carreira, converse com seus colaboradores, elogie, faça críticas construtivas, compartilhe metas de crescimento e capacite sua equipe para oferecer o melhor aos seus pacientes.

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5. Ambiente inadequado e desconfortável

Um consultório ou clínica deve ser organizado para um atendimento de qualidade. Jornais fora do lugar, revistas espalhadas, rasgadas e vencidas causam impressão de descuido no ambiente. Nos banheiros, problemas na descarga, cestos de lixo cheios ou caídos no chão são um desleixo imperdoável, especialmente por se tratar de um estabelecimento de saúde, que deve zelar pelo bem-estar.

Monteiro Filho acrescenta outros itens que merecem atenção: decoração, tipo de equipamento utilizado, necessidade de sala de exame separada da de entrevista e o tamanho da sala de atendimento e da recepção. “Os consultórios devem ter ambientações diferentes, de acordo com a especialidade do profissional e o tipo de público atendido”, afirma o médico.

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6. Falha na gestão financeira

Todo empreendedor deve ser capaz de trabalhar com a gestão financeira ou possuir em sua equipe um profissional responsável pelas finanças. Mesmo com as atividades rotineiras de atendimento, a ausência da organização financeira é um dos problemas mais graves que podem ser enfrentados por um empreendedor.

O fluxo de caixa contém informações de toda as finanças realizadas na clínica ou consultório, as receitas e as despesas. Um sistema atualizado mostra se o rendimento é positivo ou não. É preciso saber conciliar o trabalho com a vida pessoal e, por isso, é essencial que haja a separação das contas pessoais e empresariais.

A confusão entre as finanças causa dificuldades para uma gestão eficiente, principalmente em períodos de crise. Realize a separação das contas para ter uma visão da margem de lucro, dos gastos e da economia. Monteiro Filho declara que, para um consultório pequeno, basta ter um contador. Clínicas maiores precisam de um bom profissional de finanças.

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7. Não aprender com os próprios erros

Na gestão de um negócio, é comum falhar mais do que gostaria. Não tenha medo do fracasso, pois esse é o trampolim para o sucesso. “No ano em que formei e fiz residência, nenhuma noção de gestão foi dada. Fui aprender isso quando fiz um MBA em Gestão Executiva em Saúde”, afirma Monteiro Filho.

A insegurança pode acabar com o espírito empreendedor. Portanto, encare os erros como valiosas lições e aprenda a perceber o que é preciso melhorar, principalmente se não houve um ensino na graduação relacionado à gestão. Tenha humildade para reconhecer falhas e persista em seu desenvolvimento pessoal e profissional.



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1 resposta

  1. Muito bons os seus comentários e ensinamentos, mas na atual conjuntura do país está difícil coloca-los em prática.

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