5 erros comuns em agendas médicas e como resolvê-los

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Veja como organizar a agenda médica a fim de evitar confusões e insatisfação dos pacientes

A agenda médica é uma ferramenta essencial para o sucesso e o funcionamento de qualquer serviço médico. Por isso, essa ferramenta deve receber um tratamento especializado, planejado e executado com elevada precisão.

Como todo ciclo de atendimento se desenvolve a partir da agenda, sem ela não é possível marcar consultas, exames ou cirurgias. Isso significa que a ferramenta pode ser considerada o combustível que abastece o trabalho de todo o serviço médico.

De acordo com Márcia Campiolo, psicóloga com especialização em Gestão de RH e autora do livro Agenda médica: muito além do trivial, uma agenda não precisa ser apenas organizada, mas estrategicamente planejada em todos os seus detalhes, permitindo que seja possível aos profissionais médicos aliarem sucesso e qualidade de vida.

A desorganização da agenda pode até mesmo comprometer a qualidade do atendimento da clínica ou do consultório. Portanto, eliminar os problemas na agenda é uma boa estratégia para o crescimento da empresa, a partir da satisfação e fidelização de pacientes.

Confira, a seguir, os principais problemas das agendas médicas e como evitá-los, garantido o sucesso de sua clínica:

1. Falta de planejamento

De acordo com Márcia Campiolo, um ponto importante que pode prejudicar a organização da agenda médica é a falta de planejamento do agendamento voltado para a especialidade de cada médico da clínica, resultando em uma produtividade e satisfação dos profissionais aquém do que seria possível por meio de um planejamento especializado adequado.

“Também é importante lembrar que a agenda deve ter um olhar especial para a qualidade de vida do profissional médico, uma vez que seu ritmo de trabalho e horários disponíveis para vida social e familiar dependem muito da forma como sua agenda está organizada”, destaca a especialista.

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2. Agenda desorganizada

Para que os pacientes sejam encaminhados para os profissionais com especialidade adequada aos seus casos, a agenda deve estar sempre organizada. Além disso, Márcia pontua que depende da agenda a presença ou não de atrasos no atendimento, assim como a dimensão e extensão desses atrasos.

“Esses fatores estão ligados diretamente à agenda médica e podem, com certeza, comprometer severamente a qualidade do atendimento. É claro que são necessárias outras ações para que se possa alcançar o equilíbrio necessário entre agendamentos e qualidade de atendimento, mas esse é um bom começo no processo de melhor organização da agenda”, complementa.

3. Gerenciamento precário

Para evitar um gerenciamento insatisfatório da agenda, médico e secretária devem trabalhar de forma conjunta, realizando a administração eficiente dessa ferramenta. Segundo Márcia Campiolo, o médico deve participar de todo o processo de agendamento de forma ativa. Já a execução do planejamento ficará a cargo da secretária, mas esta só poderá ser efetiva se estiver realmente fundamentada, organizada e preparada.

4. Atrasos, imprevistos e encaixes

Muitas vezes, é difícil manter todas as consultas agendadas em dia, levando em consideração os imprevistos do dia a dia, que podem acontecer tanto por parte dos médicos como dos pacientes. Para Márcia, o segredo para resolver esse problema pode estar nas perguntas feitas ao telefone no momento do agendamento, como questionar ao paciente se trata-se de uma consulta de rotina ou alguma urgência.

“Essa pergunta frequentemente resulta em informações importantes para estimar a possível demora ou não em uma consulta, uma vez que é comum o paciente, nesse momento, fornecer pistas importantes. Com informações, é possível ter uma melhor distribuição e, também, uma quantidade melhor de pacientes para o atendimento”, define.

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5. Profissionais sem treinamento

Frequentemente, o agendamento não recebe o tratamento e cuidados necessários para que realmente seja efetivo e com baixos índices de problemas e insatisfações. Quanto maior o serviço, o tamanho da equipe médica e a variedade de especialidades atendidas, mais complexo será o processo de agendamento.

Os problemas de agenda começam, segundo Márcia Campiolo, pelo perfil e preparo de quem a organiza. Para resolver essa situação, portanto, o profissional responsável por realizar os agendamentos precisa receber treinamento intensivo e contínuo que permita o preparo e desenvolvimento constante do mesmo.

“É preciso um minucioso planejamento e preparo da equipe de quem organiza a agenda, assim como do instrumento utilizado para a marcação. Esse é o melhor caminho para que as possibilidades de sucesso sejam realmente efetivas”, analisa a especialista.

Bônus: contato com o paciente

 No processo de atendimento para agendamento, é preciso ter atenção a alguns pontos importantes, como:

  • Demonstrar interesse pelas questões e preferências de horários dos pacientes;
  • Desenvolver um atendimento gentil, focado e eficiente;

Oferecer todas as informações necessárias e precisas para que o paciente se sinta seguro quanto aos dados relacionados à data, horário e outras informações importantes do agendamento.

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